La facture électronique : pas de panique !
Nos clients étant des cabinets d’expertise comptable et des entreprises (TPE et PME), notre positionnement et notre communication leurs sont adaptés.
Cette page ne vise pas à décrire tous les tenants et aboutissants de la facture électronique ni l’intégralité des obligations des entreprises mais à expliquer le positionnement de Teogest et sa méthode pour répondre aux nouvelles obligations qu’elle induit.
Teogest offre des outils logiciels qui répondent ou répondront à tous les besoins liés à la facture électronique mais ne se substitue pas à ceux des experts-comptables qui organisent, avec leurs clients, ce changement important.
La facture électronique avec Teogest
La facture électronique est, en quelque sorte, une nouvelle obligation déclarative qui touchera, à terme, toutes les entreprises.
Elle concerne aussi bien les factures qui sont émises que celles qui sont reçues.
L’administration permet la mise en place de différentes options dont certaines peuvent entraîner des coûts supplémentaires non négligeables et d’autres pas.
On peut lire sur de nombreux sites que chaque entreprise va devoir choisir rapidement tel ou tel partenaire payant pour gérer la facture électronique mais cela ne constitue en rien une obligation.
Teogest a choisi d’effectuer tous les développements nécessaires pour gérer la facture électronique sans aucun coût logiciel supplémentaire pour ses clients experts-comptables ni aucun coût supplémentaire pour les clients des cabinets fonctionnant en collaboratif.
La seule obligation résidera dans le fait qu’une entreprise devra être abonnée aux modules de l’application gérant la facture électronique ce qui est déjà le cas pour tous les abonnés « Intégral ».
Mais qu’est-ce qu’une facture électronique ?
Sur le site impots.gouv.fr, on peut lire qu’ « une facture électronique est une facture émise, transmise et reçue sous une forme dématérialisée et qui comporte nécessairement un socle minimum de données sous forme structurée ».
Bien souvent, ce sera donc un fichier .PDF (tout le monde connaît) auquel est attaché un autre fichier (.XML, moins connu) qui contient toutes les informations de la facture dans un format normé ce qui le rend facilement lisible par les logiciels pour, par exemple, le transformer instantanément en une écriture comptable sans que personne n’ait rien à saisir.
Un peu d’histoire
La facture électronique existe depuis un certain temps déjà avec la mise en place du portail Chorus Pro en 2016.
Ce portail est « l’outil de facturation » destiné aux fournisseurs (privés ou publics) des organismes publics (État, collectivités territoriales, etc.) afin de répondre aux obligations légales en matière de facturation électronique.
La facture électronique dont nous parlons aujourd’hui, c’est en quelque sorte, la généralisation de ce portail aux entreprises privées.
Teogest permet, depuis plusieurs années déjà, d’envoyer les factures émises dans « Teogest Facturation » et « Teogest Gestion commerciale » vers Chorus Pro ; nous sommes donc déjà bien préparés à la facture électronique.
Qui décide et organise ?
La mise en place de la facture électronique (qui découle de directives européennes) est définie et gérée, en France, par deux organismes : l’Agence pour l’informatique Financière de l’Etat (AIFE) et le Forum National de la Facture Electronique et des Marchés Publics Electroniques (FNFE-MPE) dont Teogest est adhérent (https://fnfe-mpe.org/membres).
Il est important de rappeler, qu’à ce stade, tout n’est pas encore gravé dans le marbre.
Quand faut-il être prêt ?
Toutes les entreprises devront, à compter du 1er juillet 2024, pouvoir recevoir des factures électroniques car à cette même date les grandes entreprises (EDF par exemple) ont, elles, déjà l’obligation d’émettre leurs factures au format électronique.
Pour l’émission de factures électroniques pour les PME, les TPE et les micro-entreprises, l’obligation est fixée au 1er janvier 2026 soit… dans plus de 2 ans ce qui nous fait dire, au jour où nous publions cette page, que les entreprises ont quand même un peu de temps devant elles !
Concrètement cela va se passer comment au 1er juillet 2024 ?
Les grandes entreprises enverront toutes leurs factures (et leurs avoirs) sur un portail qui porte le nom de PPF pour Portail Public de Facturation.
Chaque entreprise disposera d’un compte auprès du PPF.
Les entreprises destinataires devront donc se connecter au PPF pour récupérer les factures qui leur auront été envoyées.
C’est là que tout commence vraiment !
Si elles n’ont rien mis en place, elles devront récupérer une à une les factures reçues ce qui risque d’être laborieux.
Si elles sont abonnées à Teogest, c’est leur logiciel qui s’occupera de tout ça (en se connectant au PPF via une API) et qui intégrera les factures reçues automatiquement dans leur application.
Qu’est-ce qu’il faut faire d’ici là ?
Du côté de l’éditeur qu’est Teogest
La facture électronique étant normée, tous les champs qui existaient doivent désormais obéir à des règles précises et de nombreux nouveaux champs obligatoires ont été ajoutés.
Teogest va donc adapter ses logiciels pour intégrer tous ces champs (certains existent déjà mais sont trop petits ou trop grands, d’autres existent mais ne sont pas disponibles dans les factures, etc.).
Nous avons déjà commencé et, à titre d’exemple, la version du 15 avril 2023 a modifié la taille maximale du numéro de facture à 20 caractères ce qui est la limite maximale fixée.
Pour ceux que cela intéresse, les champs obligatoires sont décrits sur le portail de la FNFE-MPE à cette adresse : https://fnfe-mpe.org/wp-content/uploads/2022/12/2022-12-05-FNFE-MPE-FICHE-4-Les-donnees-obligatoires-VF.pdf.
Du côté abonné expert-comptable ou d’une entreprise cliente d’un expert-comptable
Pour nous permettre de récupérer les factures qu’ils auront reçues sur le PPF, ils devront nous autoriser à le faire pour leur compte.
Plus tard (en 2026), quand l’obligation de dépôt les touchera également, ils devront, de la même manière, nous autoriser à déposer les factures sur le PPF.
Teogest tiendra informés tous ses clients en temps et en heure de chaque démarche.
Nota bene pour ceux qui en savent déjà plus sur la facture électronique
Teogest n’a pas besoin de devenir un PDP (Partenaire De Dématérialisation) pour gérer les factures électroniques émises et reçues par ses clients. Nous aurons donc le statut d’OD (Opérateur de Dématérialisation) et pour garantir une parfaite fluidité des échanges, nous développerons évidemment toutes les API nécessaires avec les PDP si certains de nos clients décident de les choisir en plus de Teogest.
Nous aurons, pour les factures électroniques, les mêmes exigences de fiabilité et de sécurité que nous avons aujourd’hui pour les données comptables que nous hébergeons.
Date de publication : 04/05/2023
